يتم تقدير تكاليف المشروع من خلال البيانات والمعلومات التي تظهرها الدراسة الفنية إضافة إلى تلك المعلومات التي أوضحتها الدراسة التسويقية . فإدارة تكاليف المشروع هي مجموعة من العمليات للتأكد من إنجاز المشروع في حدود الميزانية المحددة، ومن أهم العمليات المطلوب القيام بها لإدارة تكاليف المشروع ما يلي:
1- تخطيط الموارد:
من خلال تحديد الاحتياجات من الموارد (البشرية والمادية والمعلومات)، والكميات المطلوبة من كل مورد لإتمام المشروع . ويتطلب ذلك تحديد هيكل تقسيم الأعمال والحصول على بعض المعلومات حول فترات سابقة وتحديد نطاق المشروع ووصف الاحتياجات الكلية من الموارد والسياسات التنظيمية .
2- تقدير التكاليف:
ويعني ذلك تقدير حجم التكاليف اللازمة لإتمام المشروع، ويتطلب هذا الأمر تحديد الاحتياجات من الموارد وتقدير أسعار الموارد وبعض المعلومات حول الأسعار في فترات سابقة .
3- تحديد الميزانية:
ويكون ذلك من خلال تحديد مصادر الإنفاق التي تصاحب كل نشاط من أنشطة المشروع، ويحتوى ذلك أيضاً على تقدير التكاليف وهيكل تقسيم الأعمال والبرنامج الزمني للمشروع .
4- الرقابة على التكاليف:
أي مراقبة التغييرات في ميزانية المشروع، ويحتوى ذلك على أسس التكاليف وتقارير الأداء وطلبات التعديل وخطة إدارة التكاليف .
5- إدارة جودة المشروع:
وهي العمليات التي تضمن أداء المشروع بنفس مستوى الجودة الذي تم التعاقد عليه . وتتضمن عملية إدارة الجودة ثلاث عمليات أساسية هي:
أ- تخطيط الجودة: وهو تحديد معايير الجودة المناسبة للمشروع وكيفية تحقيق تلك المعايير من خلال الرجوع إلى سياسات الجودة في الشركة . ويتضمن ذلك وصف المنتج والمعايير والإجراءات وبعض أساليب الأداء المقارن وتحليل التكلفة والعائد .
ب- ضمان الجودة: ويعني تقييم الأداء الكلي للمشروع بشكل دوري للتأكد من مطابقته للمواصفات، ويحتوي ذلك على خطة إدارة الجودة ونتائج قياس الرقابة على الجودة والتعريفات الإجرائية والنتائج المتوقعة من تحسين الجودة .
ج- الرقابة على الجودة: وهو العمل على معالجة أي انحرافات قد تظهر أثناء تنفيذ المشروع، ويتضمن ذلك نتائج الأعمال وخطة إدارة الجودة . ومن خلال الرقابة على الجودة يمكن تحسين جودة السلع والمنتجات والخدمات .
6-إدارة الموارد البشرية للمشروع:
وهي العمليات التي تضمن أفضل استفادة ممكنة من الطاقات البشرية المشاركة في المشروع، وتتضمن إدارة الموارد البشرية العلميات التالية:
أ- التخطيط التنظيمي، من خلال تحديد الأدوار الأساسية في المشروع وتحديد المسؤوليات ونظم التقارير .
ب- القوى البشرية، أي تعيين الأفراد المشاركين في المشروع .
ج- تكوين فرق العمل، ويكون ذلك من خلال تشكيل الفريق وتوزيع الأدوار .
1- تخطيط الموارد:
من خلال تحديد الاحتياجات من الموارد (البشرية والمادية والمعلومات)، والكميات المطلوبة من كل مورد لإتمام المشروع . ويتطلب ذلك تحديد هيكل تقسيم الأعمال والحصول على بعض المعلومات حول فترات سابقة وتحديد نطاق المشروع ووصف الاحتياجات الكلية من الموارد والسياسات التنظيمية .
2- تقدير التكاليف:
ويعني ذلك تقدير حجم التكاليف اللازمة لإتمام المشروع، ويتطلب هذا الأمر تحديد الاحتياجات من الموارد وتقدير أسعار الموارد وبعض المعلومات حول الأسعار في فترات سابقة .
3- تحديد الميزانية:
ويكون ذلك من خلال تحديد مصادر الإنفاق التي تصاحب كل نشاط من أنشطة المشروع، ويحتوى ذلك أيضاً على تقدير التكاليف وهيكل تقسيم الأعمال والبرنامج الزمني للمشروع .
4- الرقابة على التكاليف:
أي مراقبة التغييرات في ميزانية المشروع، ويحتوى ذلك على أسس التكاليف وتقارير الأداء وطلبات التعديل وخطة إدارة التكاليف .
5- إدارة جودة المشروع:
وهي العمليات التي تضمن أداء المشروع بنفس مستوى الجودة الذي تم التعاقد عليه . وتتضمن عملية إدارة الجودة ثلاث عمليات أساسية هي:
أ- تخطيط الجودة: وهو تحديد معايير الجودة المناسبة للمشروع وكيفية تحقيق تلك المعايير من خلال الرجوع إلى سياسات الجودة في الشركة . ويتضمن ذلك وصف المنتج والمعايير والإجراءات وبعض أساليب الأداء المقارن وتحليل التكلفة والعائد .
ب- ضمان الجودة: ويعني تقييم الأداء الكلي للمشروع بشكل دوري للتأكد من مطابقته للمواصفات، ويحتوي ذلك على خطة إدارة الجودة ونتائج قياس الرقابة على الجودة والتعريفات الإجرائية والنتائج المتوقعة من تحسين الجودة .
ج- الرقابة على الجودة: وهو العمل على معالجة أي انحرافات قد تظهر أثناء تنفيذ المشروع، ويتضمن ذلك نتائج الأعمال وخطة إدارة الجودة . ومن خلال الرقابة على الجودة يمكن تحسين جودة السلع والمنتجات والخدمات .
6-إدارة الموارد البشرية للمشروع:
وهي العمليات التي تضمن أفضل استفادة ممكنة من الطاقات البشرية المشاركة في المشروع، وتتضمن إدارة الموارد البشرية العلميات التالية:
أ- التخطيط التنظيمي، من خلال تحديد الأدوار الأساسية في المشروع وتحديد المسؤوليات ونظم التقارير .
ب- القوى البشرية، أي تعيين الأفراد المشاركين في المشروع .
ج- تكوين فرق العمل، ويكون ذلك من خلال تشكيل الفريق وتوزيع الأدوار .
