يعد الهيكل التنظيمي العمود الفقري التي تبنى عليه كل سياسات المؤسسات والهيئات الحكومية وإجراءات أعمال الشركات الخاصة، كما تدخل منظومة التقارير الإدارية والقرارات والمعلومات والأفكار في البنية الهيكلية للمؤسسة .
ويمكن أن تكون الهياكل التنظيمية بسيطة أو معقدة، فالهياكل التنظيمية ذات الإجراءات الطويلة غالباً ما تميل للعمل ببيروقراطية، ولكن هذا لا يعني بأن أحدها أفضل من الآخر، فكل هيكل تنظيمي له مزاياه وعيوبه ويكون مناسباً لظروف وبيئة عمل معينة .
تحتوي الهياكل التنظيمية البيروقراطية على طبقات عديدة من الإدارات، وتتوالى من كبار المسؤولين التنفيذيين إلى المديرين الإقليميين ومديري الأقسام، نزولاً إلى المشرفين الذين يعملون جنباً إلى جنب مع موظفي الخطوط الأمامية .
ونظراً لوجود عدد كبير من الطبقات والمستويات الإدارية، فإن عملية اتخاذ القرار يفترض بها أن تمر عبر عدد أكبر من المستويات، مقارنةً مع المؤسسات التي تعمل بالنظم الإدارية المبسّطة .
وفي الهياكل التنظيمية البيروقراطية، يكون مركز السلطة في الأعلى، وتتدفق المعلومات بشكل عام من أعلى إلى أسفل، الأمر الذي يشجع على خلق ثقافة عمل تركز على القواعد والمعايير، وإنجاز الأعمال وفق أفضل الممارسات ومعايير الجودة .
مزايا البيروقراطية
1-المقدرة على إبراز وإنفاذ السلطة بطريقة موحدة ومتماسكة يعد من أبرز ايجابيات البيروقراطية، وتهدف إلى ترقية طرق العمل والأداء والنظم التي تعمل بها المؤسسات والحكومات .
2-تقسيم العمل والتخصص، ويعني تقسيم الأعمال في المؤسسة إلى عدة خطوات يتم اختيار من يعملون بها حسب درجة تخصصهم .
3-التسلسل الرئاسي، ويعني وجود عدة مستويات إدارية متفاوتة، يتبع كل منها المستوى الذي يعلوه، مما يجعل التنظيم على شكل هرم تتسع قاعدته وتضيق مستوياته كلما اتجهنا لأعلى .
4-الرسمية وتقنين الإجراءات، ويعني وجود نمط من العلاقات الرسمية في العمل، بحيث يتعامل الموظف مع المراجعين له في العمل بصفه رسمية وليس بصفة شخصية، ولا يوجد هناك أي تمييز بين من تقدم إليهم الخدمات .
5 -يكون التعيين والترقية على أساس الجدارة، حيث تقتضي البيروقراطية اختيار الموظفين وترقيتهم بالاعتماد على كفاءتهم ومؤهلاتهم، مما يكفل الأداء المتميز للمؤسسات .
عيوب البيروقراطية
1-القوانين واللوائح في المؤسسات البيروقراطية غالباً ما تكون جامدة وغير مرنة ولا تتقبل الأفكار الحديثة بسهولة، كما أن الالتزام الصارم بالقواعد واللوائح يقتل روح المبادرة والإبداع، وقد يوفر ذلك للموظفين غطاءً لتجنب تحمل مسؤولية الفشل .
2-تكمن المخاطر المحتملة للنموذج البيروقراطي في تقيّد الموظفين بالتعليمات حرفياً، دون إدراك الهدف من ورائها، بحيث تصبح هدفاً بحد ذاته، بدلاً من أن تكون وسيلة لتطوير أنماط العمل، ما يؤدي في النهاية إلى ضياع النظرة الشمولية والتأثير سلبياً في الأهداف العامة للمؤسسة .
3-المؤسسات البيروقراطية تركز على طريقة آلية تنجز فيها الأعمال، كما أن اللوائح التنظيمية تُمنح الأولوية على حساب الاحتياجات والمشاعر والعواطف الشخصية والفردية .
4-المبالغة في تطبيق البيروقراطية، تكسب الموظف شعوراً بأنه من السهل الاستغناء عنه، خاصةً إذا كانت المهام روتينية جداً ولا تعطي الموظف شعوراً بقيمة العمل .
5-النموذج البيروقراطي يشمل وضع القواعد والتعليمات والقرارات ضمن أطر خطية وكتابية، وهذا ما يؤدي إلى إهدار الكثير من الوقت والمال والمساحات في المكاتب .
6-يرى بعضهم أن التسلسل الرئاسي والمركزية كمظهر من مظاهر البيروقراطية قد يؤديان إلى إساءة استخدام السلطة، إضافة إلى أن الاتجاه نحو البيروقراطية يخالف الاتجاه السائد نحو الديمقراطية واللامركزية .
