دبي: أحمد البشير
يعد الانتقال من العمل في المكتب إلى العمل عن بعد، تحدٍياً كبيراً حتى بالنسبة للشركات الكبرى، فقد أرغمنا فيروس «كوفيد-19» على اعتماد آلية العمل عن بعد خلال وقت قياسي وأقل بكثير مما كنا نتوقعه أو نرغبه.
والخبر السار هو أننا تعلمنا الكثير خلال السنوات الماضية، وقد تطوّرت الأدوات والتكنولوجيا التي تدعمنا إلى حد كبير، كما أصبحنا أكثر دراية وراحة في التواصل عبر الإنترنت. ومع هذا الواقع الجديد، هناك ثلاثة تحديات شاملة نواجهها وتتطلب منا حلولاً مبتكرة. وفي حين اختبر العديد منا آلية العمل عن بعد، لا يملك الجميع الخبرة ذاتها أو الراحة في التعامل مع هذا الأمر الجديد. وحتى الشريحة التي تمتلك الخبرة، لم يكن ذلك اختيارها أو بموجب أمر سبق الاتفاق عليه. ويتطلب منا الواقع الجديد استراتيجيات للتعامل مع كيفية هيكلة عملنا وإدارة احتياجاتنا وتوقعاتنا.
وفي الوقت الذي وضعت فيه العديد من المؤسسات سياسات وممارسات تدعم العمل عن بعد، فإنها لا تلبي حجم ونطاق وسرعة الظرف الذي نواجهه اليوم.
دعونا نخوض بشكل أكبر في تلك التحديات.
1- انعدام الخبرة
لنتذكر أن هناك طريقة للتعامل مع آلية العمل عن بعد، وتعلمها ليس أمراً سهلاً أو سريعاً. وبتلك الحالة، قد يواجه فريقك خللاً في التوازن بين أولئك الذين يتمتعون بالخبرة ويشعرون بالراحة بالعمل عن بعد، والآخرين الذين يصعب عليهم التأقلم مع الوضع الجديد.
وإذا ما كانت تلك الطريقة التي تعمل بها، فحاول أن تتذكر الوضع الذي واجهته في بداياتك. ما هي الأخطاء الشائعة التي وقعت بها (هل نسيت الميكرفون بالوضع الصامت؟ هل تركت الميكرفون مفتوحاً وذهبت للحمام؟ هل نسيت إرسال رمز الدخول للمشاركين في الاجتماع؟) إذا لم يكن ذلك أسلوب عملك عادة، فكن مدركاً أنك قد تشعر بعدم الراحة أو الأمان قليلاً.
ابدأ الاجتماع بالتحقق من التحديات التي قد يواجهها الآخرون ودع أعضاء الفريق في المجموعة يتشاركون النصائح وأفضل الممارسات، فذلك من شأنه توطيد العلاقة بين الفريق ومعالجة بعض القضايا.
2- ضغوط التكنولوجيا
تذكر أيضاً أنه قد لا يمتلك الجميع تكنولوجيا متقدمة في المنزل، ولا بأس بذلك. فعلى عكس الاعتقاد الشائع، لا علاقة لمدى تطور التكنولوجيا بمدى التعاون مع الآخرين.
ومن الضروري أن يكون الجميع مدركاً للقدرات التقنية المتوفرة لزملائهم والتحديات التي يواجهونها وكيفية شعورهم تجاه التعامل مع هذا الظرف. فأكثر الإحباطات التي يتسبب بها العمل عن بعد تكون ناجمة عن عدم الإفصاح عن المشاكل الفنية باعتبارها مشاكل شخصية. وقد سبق لنا أن اختبرنا اتصالاً مرئياً أو سمعياً مع أحد الأشخاص وكان الاتصال متقطعاً، ولنكن صادقين، لن يمر وقت قليل قبل أن نبدي انزعاجنا بسبب إعادة حديثنا أو محاولة الاتصال عدة مرات.
ومع أخذ ذلك بعين الاعتبار، يجب التعامل مع التكنولوجيا بثلاث خطوات:
الخطوة الأولى: احصل على مصدر موثوق به قدر الإمكان عندما يتعلق الأمر بالاتصال السمعي. وتذكر أن الصوت الضعيف سيتسبب دائماً في مشكلات وإحباط أكثر من الفيديو المتقطع. إذا لم تكن سرعة الإنترنت عندك جيدة، أو كان اشتراكك محدوداً، اختر الاتصال السمعي بديلاً للاتصال المرئي. فالاتصال السمعي هو مجرد مكالمة هاتفية، وهو أمر معروف لنا جميعاً.
الخطوة الثانية: في حال امتلاكك لموارد أكثر، بإمكانك الاعتماد على الاتصال المرئي لإغناء الاتصال.
الخطوة الثالثة: من الجيد وجود مساحة عمل افتراضية مشتركة، ومشاركة الملفات. ولا يعد ذلك بالأمر المهم بالنسبة للعديد، ولكن لا ينطبق ذلك على أولئك الذين يختبرون العمل عن بعد لأول مرة.
3- وضع الحدود
يعد العمل من المنزل بمثابة تحدٍ، لأسباب ليس أقلها أنه يتوجب عليك وضع حدود بين المنزل والعمل. والحدود ضرورية من الناحية النفسية كونها تساعدنا على تنظيم أنفسنا وتجنب الضغوطات. وتتمثل إحدى الطرق بتحديد مكان عملك في المنزل (قد تكون عدة أماكن، وتلك إحدى المزايا). وبالمثل، تحديد أوقات عملك، إذ ينبغي عليك وضع طقوس للعمل ولروتينك اليومي، فطقوس العمل تمنحك حدوداً زمنية للوقت الذي تكون فيه مستعداً للعمل (ابدأ يومك مثلاً بالتمارين الرياضية، وتناول غذاءك يومياً بنفس الوقت، وخصص وقتاً معيناً للتواصل مع الأصدقاء أو تفقد بريدك الإلكتروني بمواعيد ثابتة).
4- بناء التفاهم المتبادل
على الرغم من أهمية الفصل بين الفترات التي تعمل بها والأخرى المخصصة للراحة، لن تتمكن من تحقيق ذلك بالكامل. ولندرك جميعنا أنه وبمرحلة معينة سوف يتقاطع العمل مع المنزل، وبدلاً من الوقوع بذلك على حين غرة، يجب أن تتوقع ذلك مسبقاً. وإحدى تلك التقنيات الناجعة هي القيام بجولة افتراضية في المكان. اقلب الكاميرا ودع الآخرين يرون مكان عملك والأمور التي قد تتسبب باحتمالية المقاطعة مثل الأطفال الفضوليين أو الحيوانات الأليفة. فذلك غالباً ما يكون طريقة جيدة للتواصل مع زملائك في العمل الذين يتعاملون مع نفس التحديات.
وتعتبر قدرتك على الآخذ بعين الاعتبار وجهات نظر الآخرين أمراً حاسماً في العمل عن بعد وأصعب كثيراً، كونك لا تمتلك جميع المعلومات الأخرى التي تمتلكها عادة (المساحات والخبرات المشتركة). ابذل جهدك لاستباق التفكير بالطريقة التي يراك الآخرون بها. بما في ذلك مكان عملك عن بعد.
لقد غيّر فيروس «كوفيد-19» طريقة العمل بشكل كبير أكثر من العمل الافتراضي التقليدي. وقد يعني ذلك للبعض اقتلاعك من روتين العمل اليومي، أما بالنسبة للبعض الآخر قد يعني عزلة اجتماعية على نطاق كبير، ليس فقط من العمل بل من مجتمعهم بموجب أمر وجوب البقاء في المنزل. وبينما يكون من السهل التركيز فقط على قدرتك على إنجاز المهام، تذكر أن المحادثات غير الرسمية، والدردشات خلال شرب القهوة تخدم أغراضاً متعددة، فهي توفر مصادر غير رسمية للمعلومات التي تعتبر ضرورية لاستمرارية المؤسسة. وبالإضافة لذلك، تشكل رابطاً مهماً للتواصل الاجتماعي والصداقات وشبكات الدعم.
