ألزم قانون المعاملات التجارية الجديد في الإمارات التاجر الذي يمارس التجارة العادية أو الإلكترونية، أن يمسك بدفاتر تكفل بيان مركزه المالي بدقة، وماله من حقوق، وما عليه من التزامات متعلقة بتجارته.
وأوجب القانون على التاجر الذي يمارس التجارة الواقعية أن يمسك دفترين (دفتر اليومية ودفتر الأستاذ العام)، أما التاجر الذي يمارس التجارة الافتراضية فعليه، تدوين البيانات الخاصة بالدفاتر التجارية الإلكترونية عن طريق الحاسب الآلي، أو غيره من أجهزة التقنية الإلكترونية، والالتزام بما يصدر عن وزير الاقتصاد من قرارات بتحديد ضوابط ومعايير تلك البيانات والدفاتر الإلكترونية.
وأوضح القانون أنه يجب أن يكون التاجر مسؤولاً عن صحة البيانات المحاسبة المدونة في الدفاتر التجارية، وبما يطابق فعلاً ما تم الاحتفاظ به المستندات والمعلومات المحفوظة في الملفات الورقية والقوائم المالية للمنشأة، في جميع الأحوال، يتبع بشأن الدفاتر التجارية المعايير المحددة بشأن المعايير والقيود المحاسبة.
ويُقيد في دفتر الأستاذ العام:
- جميع العمليات الحسابية المرحلة من دفتر اليومية من واقع المستندات المؤيدة لها، وعلى وجه الخصوص الحسابات المتعلقة بالصندوق والمصرف والشركاء والدائنين والمدينين والإيرادات والمسحوبات والمصروفات.
- تفصيل البضاعة الموجودة لدى التاجر في آخر السنة المالية، أو بيان إجمالي عنها، إذا كانت تفصيلاتها واردة بدفاتر أو قوائم مستقلة. وفي هذه الحالة تعتبر تلك الدفاتر أو القوائم جزءاً متمماً لدفتر الأستاذ العام.
- صورة عن الميزانية السنوية وحساب الأرباح والخسائر.
ويجب أن تكون الدفاتر التجارية خالية من كل فراغ أو شطب أو محو أو كتابة في الحواشي، أو كشط، أو تحشير في ما دُوّن بها.
كما يجب قبل استعمال دفتري اليومية العام والأستاذ العام أن تُرقم وتُوقع صفحاتهما من قبل السجل التجاري الذي يتبعه التاجر، وأن يوضع عليهما الخاتم الرسمي للجهة المذكورة، مع إثبات تاريخ هذا الإجراء، فإذا انتهت صفحات أي من هذين الدفترين تعيّن على التاجر أن يقدمه لذات الجهة للتأشير عليه بما يفيد ذلك بعد آخر قيد وقبل استعمال الدفتر الجديد.
وعلى التاجر، أو ورثته، في حالة وقف نشاط المحل التجاري تقديم الدفترين المشار إليهما إلى السجل التجاري للتأشير عليهما بما يفيد ذلك.
ويكون وضع الخاتم الرسمي والتأشير في الحالات المتقدمة من دون رسوم.
وعلى التاجر أن يحتفظ بصورة طبق الأصل من المراسلات والبرقيات والفواتير التي يرسلها أو يصدرها لأعمال تجارته، وعليه أيضاً الاحتفاظ بجميع ما يرد إليه من مراسلات وفواتير وغيرها من المستندات التي تتصل بأعمال تجارته، ويكون الاحتفاظ بهذه الأوراق بطريقة منظمة تسهل معها المراجعة ولمدة لا تقل عن (5) خمس سنوات من تاريخ تصديرها، أو ورودها.
وعلى التاجر، أو ورثته، الاحتفاظ بالدفاتر التجارية والوثائق المؤيدة الواردة بها مدة لا تقل عن (5) خمس سنوات تبدأ من تاريخ وضع التأشير على الدفتر بانتهائه.
ويتبع بشأن الاحتفاظ بصورة طبق الأصل من المحررات والدفاتر والوثائق المشار إليها في البندين السابقين من هذه المادة متى كانت آلية الاحتفاظ تتم من خلال وسائل التقنية الحديثة وفق الضوابط المحددة في هذا الشأن من الجهات المعنية بما يحقق موثوقية وتوافر البيانات والمعلومات.
ويجوز للمحكمة من تلقاء نفسها، أو بناءً على طلب أحد الخصوم أن تأمر التاجر بتقديم دفاتره التجارية إليها لاستخلاص ما يتعلق بالنزاع المطروح عليها، وللمحكمة أن تطلع بنفسها على تلك الدفاتر، أو بوساطة خبير تعيّنه للذلك.
وأكد القانون أنه لا يجوز للمحكمة أن تأمر التاجر بتقديم دفاتره التجارية لاطلاع خصمه عليها إلا إذا كانت المنازعة المطروحة تتعلق بتركة، أو شركة، أو قسمة أموال مشتركة بينهما، وفي حالة الإفلاس أو الصلح الواقي منه تسلم الدفاتر التجارية للمحكمة المختصة، أو لأمين التفليسة، أو لمراقب الصلح.
وبحسب القانون، تكون الدفاتر التجارية التي يمسكها التاجر مقبولة للإثبات في الدعاوى المقامة من التجار، أو عليهم متى كانت متعلقة بأعمالهم التجارية. وذلك وفقاً للقواعد الآتية:
- تكون البيانات الواردة بالدفاتر التجارية - ولو لم تكن منتظمة وفقاً لأحكام القانون - حجة على صاحبها ومع ذلك لا يجوز لمن يريد أن يستخلص منها دليلاً لنفسه أن يجزئ ما ورد فيها من بيانات.
- تكون البيانات الواردة في الدفاتر التجارية المنتظمة وفقاً لأحكام القانون حجة لصاحب هذه الدفاتر على خصمه التاجر، إلا إذا نقضها الخصم ببيانات واردة بدفاتره المنتظمة وفقاً لأحكام القانون، أو بأية طريقة تدل على عدم صحتها.
- إذا كانت دفاتر كل من الخصمين منتظمة وفقاً لأحكام القانون وأسفرت المقارنة بينهما عن تناقض بياناتهما، وجب على المحكمة أن تطلب دليلاً آخر.
- إذا اختلفت البيانات الواردة بدفاتر الخصمين وكانت دفاتر أحدهما منتظمة وفقاً لأحكام القانون ودفاتر الآخر غير منتظمة. كانت العبرة بما ورد بالدفاتر المنتظمة إلا إذا أقام الخصم الدليل على عكس ما ورد بها، ويسري هذا الحكم إذا قدم أحد الخصمين دفاتر منتظمة ولم يقدم الخصم الآخر أية دفاتر.
وفي حال إذا استند أحد الخصمين التاجرين في صحة دعواه إلى دفاتر خصمه التجارية وسلم مقدماً بما ورد فيها ثم امتنع الخصم من دون مبرر عن تقديم هذه الدفاتر إلى المحكمة للاطلاع عليها اعتبر ذلك قرينة على صحة الوقائع المطلوب إثباتها بالدفاتر وجاز للمحكمة أن توجه اليمين المتممة للمدعي على صحة دعواه.
