قد تكون خطة العمل أهم وثيقة يحضّرها مؤسس الشركة، فهي تساعده على توجيه الشركة في الاتجاه المرغوب به خلال السنوات الأولى من حياتها، إضافة إلى إعطاء المستثمرين المحتملين فكرة عن هيكلية الشركة وعن أهدافها وخططها المستقبلية .
وتتكون خطة العمل المتكامل من 7 أقسام وهي:
1- الملخص التنفيذي:
إن الهدف من وضع خطة العمل هو الحصول على اهتمام المستثمرين والمقرضين بحيث تجعلهم يسعون وراء المزيد من المعلومات عن هذا المشروع الجديد . قد لا يحتاج الأمر من المستثمرين والدائنين أكثر من 3 إلى 5 دقائق لاتخاذ قرار مبدئي بخصوص اقتراحكم، وبالتالي فإن هذا القسم هو الأول والأكثر أهمية بشكل أو بآخر . يجب أن يركز هذا القسم على المسائل المهمة وألا يتجاوز عدد الملخص صفحتين إلى 3 صفحات . وفيما يلي المعلومات التي يجب التطرق إليها في الملخص التنفيذي:
ملخص عن الشركة .
طبيعة المنتج/الخدمة المعروضة .
الاتجاه السائد في الأسواق من ناحية الحجم وسرعة النمو .
خلفية الفريق الإداري وتركيبته .
متطلبات التمويل .
التنبؤات الرئيسية (المبيعات والربح الإجمالي والدخل الصافي) .
الاستخدام المقترح للأموال .
2-وصف العمل:
يجب أن يزود هذا القسم من خطة العمل المستثمرين والدائنين المحتملين بنظرة عامة أكثر تفصيلاً عن مشروع أو طبيعة المنتج /الخدمة التي تعرضها عليهم، ويجب أن يتضمن التالي:
بيان الرسالة أو الرؤية .
الصيغة القانونية الجارية أو المقترحة للشركة .
الاستراتيجية وخط زمن الوقائع .
وصف للمنتجات أو الخدمات المبدئية .
أبحاث المنتج وتطويره .
3- تحليل السوق:
أهم هدف في هذا القسم هو إقناع المستثمر بوجود فرصة كبيرة في السوق، وبأن مؤسس العمل يفهمها بشكل كافٍ يمكنّه من السيطرة على جزء كافٍ من هذا السوق لدعم مغامرته ببدء مشروع جديد، ويمكن لصاحب المشروع تحقيق هذا الهدف عن طريق التطرق للمواضيع التالي:
وصف الصناعة .
الأسواق المستهدفة .
أبحاث السوق .
4- الفريق الإداري:
تلعب قوة فريق الإدارة دوراً حيوياً في قرار المستثمر أو المقرض بتمويل هذا المشروع، إذ إن هدف هذا المشروع هو إقناعهم بأنه لدى صاحب المشروع فريقاً إدارياً قادراً على إدارة المنتج أو الخدمة بشكل فاعل في السوق وجعله مشروعاً ناجحاً، ومن النقاط المهمة التي يجب تغطيتها هي:
لمحة عن خلفية فريق الإدارة ومسؤولياته الأولية .
الهيكل التنظيمي .
هيئة المديرين والاستشاريين .
5- التشغيل/ العمليات:
يجب أن يقدم هذا القسم لمحة شاملة عن الاستراتيجية الموضوعة لتنفيذ خطة العمل، والهدف هنا هو أن يستطيع صاحب المشروع توضيح مقدرته على فهم كيفية تنفيذ هذه الخطة، كما يساعد على التركيز على التكاليف المترافقة مع تنفيذ هذه الخطة، وعلى صاحب المشروع الانتباه للنقاط التالية حسب نوع العمل:
استراتيجية التسويق .
خطة الإنتاج .
الموظفون .
خطط البحث والتطوير المستقبلي .
6- المخاطر المحتملة:
يجب على صاحب المشروع التعرف إلى المشكلات المحتملة التي قد تؤثر سلباً في المشروع الجديد . فعند دراسة احتمالات كهذه يوضح صاحب المشروع للقارئ أنه على علم مسبق بالمخاطر المحيطة بالعمل، وهذه المنهجية ستسهم في إيجاد احترام من طرف المستثمر لصاحب المشروع، وفي هذا القسم من الخطة يجب تغطية النقاط التالية:
المخاطر الخارجية .
المخاطر الداخلية .
شروط التأمين .
خطط الطوارئ .
7- المخططات المالية والحسابات المالية المتوقعة:
يهدف القسم المالي إلى إقناع القارئ بأن هذا المشروع منطقي من وجهة النظر المالية، كما يجب على صاحب المشروع أن يكون قادراً على تحويل فكرته إلى مجموعة حسابات مالية متوقعة تركز على الشراء والتخصيص وعائد الاستثمار وإدارة الأموال .
يجب أن يتضمن القسم السابع معلومات فعلية عن الأداء للسنوات الثلاث أو الخمس الماضية على الأقل، ويجب أن يتضمن هذا القسم التالي:
- تنبؤات عن المخططات المالية الشهرية للسنة الأولى .
- تنبؤات عن المخططات المالية ربع السنوية للسنة الأولى .
- مخططات مالية خمسية .
- تحليل نقطة التعادل .
- تحليل النسب .
