يعد التواصل شريان الحياة بالنسبة للإنتاج، فالشركات تحتاج إلى التواصل مع العملاء، والمديرون يحتاجون إلى التواصل مع الموظفين، والعمال بحاجة إلى التواصل مع بعضهم البعض . ولذلك فإن التواصل الفعال يعد عنصرا محوريا وحاسما في إنجاز الأشياء بنجاح .
توفر لنا التكنولوجيا الكثير من الخيارات للتواصل . حيث يمكنك أن ترسل رسالة عبر البريد الإلكتروني، ويمكنك أن تستفيد من خدمة التراسل الفوري، أو أن تقوم بإرسال رسالة نصية عبر الهاتف المحمول . ولكل وسيلة من هذا الوسائل مزاياها وعيوبها، ولكنك سوف تتمتع بتواصل فعال إذا فهمت ماهية هذه الوسائل واخترت أنسب وسيلة للموقف الذي تواجهه .
وفيما يلي بعض العوامل التي يجب أن تضعها في اعتبارك قبل الاختيار: يواجه البريد الإلكتروني بعض المشكلات، وبالرغم من ذلك فإنه يستخدم على أوسع نطاق، ويعد من الوسائل التي تحظى بقبول في التواصل الإلكتروني . فالبريد الإلكتروني مجرب وفعال، ويعد في الواقع وسيلة للتواصل الكتابي وخاصة في الأعمال التجارية . وعلى الرغم من ذلك، فإنه لا يعد الطريقة الأكثر فعالية في كل الأحيان . فهناك شركة متخصصة في تكنولوجيا المعلومات تعمل في الواقع على حذف البريد الإلكتروني من وسائل التواصل داخل الشركة لأنها تشعر أنه وسيلة من وسائل اللهو التي تستنفد وقتا أكثر مما تستحقه .
المزايا:
* يعد وسيلة عالمية . فليس هناك شخص ليس له عنوان بريد إلكتروني، ويمكنك أن ترسل رسالة من أي موفر بريد إلكتروني إلى أي موفر بريد إلكتروني آخر .
* يمكنك أن ترسل رسالة واحدة إلى مجموعة كبيرة من الأشخاص . فبدلا من إرسال مجموعة من الرسائل النصية المنفصلة، أو الاشتراك في المواقف المختلفة للتراسل الفوري، يمكنك الاتصال بفريق كامل، أو قائمة من الأشخاص في وقت واحد .
* يوفر سجلا مكتوبا . فالرسائل يمكن تخزينها وأرشفتها مركزيا، كما يمكن الاحتفاظ بسجل تاريخي للردود أو مرات إعادة الإرسال .
العيوب:
* يتسم بالبطء، وكلمة بطيء هي كلمة ذات أهمية في هذا الصدد، لأن رسائل البريد الإلكتروني يتم تسليمها للجانب الآخر من العالم في ظرف دقائق معدودة وربما ثوان . ولكن، عندما يتم استرجاع رسالة فعليا فإن ذلك يعد وظيفة برمجيات ساعي البريد وعميل البريد الإلكتروني، وأنت لا تعرف في الواقع متى يتم استلامها .
* مليء بالرسائل المزعجة: على الرغم من أن المحاولات المبذولة مثل حملة مايكروسوفت للقضاء على شبكات البرمجيات الضارة قد ساهمت في الحد من الرسائل المزعجة، إلا أن شركة Symantec Intelligence Report تشير إلى أن الرسائل المزعجة لا تزال تشكل ثلاثة أرباع البريد الإلكتروني ككل .
* يعد وسيلة أساسية لنشر البرمجيات الخبيثة . وسواء كانت هذه البرمجيات الضارة على شكل رابط لمواقع ضارة أو كانت عبارة عن مرفقات ملفات ضارة، فإن البريد الإلكتروني يعد طريقة مفضلة لنشر الهجمات بالبرمجيات الضارة .
لا يزال البريد الإلكتروني شكلا من أشكال الاتصال يتم استخدامه على نطاق عريض ويحظى بقبول واسع . ويعد فعالا للاتصال وتناقل الملفات مع مجموعات من الأشخاص ويوفر سجلا كتابيا قيما للاتصالات .
التراسل الفوري:
التراسل الفوري أو ما يرمز إليه اختصارا بIMهي طريقة تتميز بالسرعة، حيث إنها تستحق تسميتها بالفورية . ويعد وسيلة جيدة بشكل خاص للتواصل مع المنظمات ولكنه قد يكون الخيار الأنسب لمراسلة الغير .
المميزات:
* فوري . وعلى افتراض أن الهدف المقصود في وضع اتصال بالإنترنت، فسوف يتم استقبال الرسالة بمجرد إرسالها .
* مختصر . فالتراسل الفوري من المرجح أن يكون قاصرا على فكرة أو جملة واحدة وليس مقالا مطولا .
* مناسب للحوار . فالتراسل الفوري يتضمن تبادلا فوريا للحديث الصادر والوارد مما يتيح لك التعاون في الواقع .
العيوب:
* متطفل . يظهر التراسل الفوري على الشاشة بشكل مفاجئ، معلنا عن وجوده بنغمات تنبيه عالية في الوقت الذي تكون فيه منهمكا في فعل شيء آخر . ولكن أبشر، يمكنك أن تقوم بضبط برنامج التراسل الفوري لكي لا يقوم بذلك، ولكن بعد ذلك ستواجه خطر فقدان الرسائل الواردة تماما مما يفقده واحدة من مميزات التراسل الفوري .
* يعد شيئا مملوكا . فالتواصل عبر التراسل الفوري يتطلب أن يكون كلا الطرفين لديهما حسابات لدى إحدى خدمات التراسل الفوري . وهناك التواصل المتبادل أو المتقاطع، وهناك عملاء للتراسل الفوري في مقدورهم العمل في وقت واحد مع عدة خدمات تقدم التراسل الفوري، ولكن في الأساس إذا كان الشخص المستقبل منك يستخدم خدمة AIM ، فسوف تحتاج أنت إلى تسجيل الدخول على موقع AIM أيضاً .
* تحتاج إلى تسجيل الدخول . إذا لم تقم بتسجيل الدخول إلى خدمة التراسل الفوري الخاصة بك، فلن يستطيع أحد التواصل معك .
* فقدان تاريخ تسجيل الرسائل، يمكنك تسجيل اتصالات التراسل الفوري الخاصة بك، ولكن كل عملية تبادل للرسائل تعد مثل جزيرة مستقلة بنفسها . وعندما تحتاج إلى الرجوع للنظر في سلسلة الاتصال منذ عام من الآن، فإن تسجيلات التراسل الفوري لن تكون مفيدة بشكل كبير.
