هناك طرق ووسائل لا حصر لها لزيادة الإنتاجية، ومن أكثرها شيوعاً وضع قوائم للمهام وتقسيم العمل فترات زمنية مدة الواحدة منها 30 دقيقة. ومع ذلك، هناك بعض الأساليب التي تكون أفضل من غيرها، ويمكن أن تساهم في توفير الوقت أيضاً. 

وتقول إيريكا كيسوين، الخبيرة الاستراتيجية في مجال التوظيف والعمل: «في هذه الأيام نشعر بأن لدينا وقتاً أقل من أي وقت مضى، وبسبب التكنولوجيا ووابل المهام التي تصلنا عبر البريد الإلكتروني، فمن الصعب جداً التركيز على أولوياتنا». 

وتوضح كيسوين أن المفتاح هو أن تكون أكثر تركيزاً على ما تريد إنجازه حقاً وإلا من المحتمل جداً أن تنجز الأمور غير المهمة، مضيفةً: «دائماً ما أدعو الناس إلى البدء بطرح سؤال: هل يعكس جدول المهام قيمك الخاصة؟»

وفي هذا السياق، يقدم مجموعة من الخبراء المهنيين نصائح حول كيفية زيادة الإنتاجية وإدارة الوقت بشكل أفضل: 

1-حضّر جدول أعمال لليوم التالي:

يقول ماركو جاكوبر، الخبير في مجال الاستثمار العقاري: «قبل الذهاب إلى الفراش، دائماً ما أراجع جدول أعمالي وأنظر إلى الاجتماعات التي عليّ عقدها أو مواعيد تسليم العمل. وفي بعض الأحيان أعد جدول المهام في الليلة السابقة». 

2-استيقظ مبكراً:

يقول بن جولد، رئيس شركة «كويكبريدج» للخدمات المالية: «عندما تستيقظ مبكراً، سيكون لديك المزيد من الوقت لتخطيط وتنظيم يومك. في حين أن إنجاز قائمة المهام في وقت مبكر يمنحك مزيداً من الوقت للقيام بأمور أخرى، ففي الوقت الذي أصل فيه إلى المكتب في السابعة والنصف صباحاً، أكون فيه قد أنجزت معظم مهامي». 

3-حدد أهدافك الرئيسية: 

يقول توم موري، الرئيس التنفيذي السابق لشركة «كالفن كلاين»:«قرر ما هو هدفك الرئيسي، فكر على المدى الطويل. إن السبب الرئيسي الذي يجعل الناس يفقدون الإحساس بالوقت والأيام هو عدم امتلاكهم لهدف أو مهمة واضحة. لذا في حال مرت على مكتبك مهمة لا تتناسب مع أهدافك، عليك أن تكون حازماً بقول لا أو توكلها لشخص آخر للقيام بها». 

4-اختر إنجاز 3 إلى 5 مهام في اليوم الواحد:

تقول بري رينولد، الخبيرة في مجال التوظيف: «دائماً ما أوصي زملائي بوضع قائمة مهام بسيطة ومختصرة، لا تزيد على 3 أو 5 أشياء عليك إنجازها في اليوم. تجعلك هذه القوائم المختصرة أكثر نشاطاً وإنتاجية». 

5-أنشئ نظام تقويم مناسب لك: 

يقول تايج سيمونيتش خبير التوظيف في شركة «آما لا فيدا»: «قم بإنشاء نظام تقويم مناسباً لك ثم استخدمه وتحقق منه عدة مرات في اليوم. من المستحيل أن تبقى منظماً وفي قمة مستواك في حال لم تكن غير متأكد من تاريخ ووقت ومكان مواعد التسليم النهائية والاجتماعات ومسؤوليات العمل الأخرى. وكما يقول المثل: إذا فشلت في التخطيط فأنت تخطط للفشل». 

6-حدد أولوياتك: 

يقول توم موري: «ضع قائمة بجميع أهدافك ومهامك، ثم قيّمها. وبعد ذلك رتبها حسب الأولوية، ونفذ المهام الأكبر والأصعب والأكثر أهمية أولاً، وكما يقول مارك توين: إذا كانت مهمتك أكل ضفدع، فمن الأفضل أن تفعل ذلك في الصباح. وإذا كان عملك أن تأكل ضفدعين، ابدأ بأكبرها». 

7-قسم المهام إلى خطوات صغيرة: 

يضيف موري: «قسم أهدافك إلى خطوات عمل يومية أصغر. لنقل أن أحد أهدافك هي زيادة المبيعات بمقدار معين خلال عام. قسم هذا العدد إلى أشهر وأسابيع وأيام. وبمجرد القيام بذلك، ستكون لديك القدرة على معرفة مقدار العمل الذي عليك القيام به للوصول إلى هذا الهدف». 

8- خصص وقتاً للرد على رسائل البريد الإلكتروني: 

تقول سارا بليس، مؤلفة كتاب «اتخذ موقفاً»: «الإنتاجية تتطلب منك التركيز، لذا عليك تخصيص وقت للرد على رسائل البريد الإلكتروني، حيث لا يمكنك الرد على كل رسالة جديدة تنبثق من شاشتك، إذ لن تستطيع إنجاز أي شيء. لذا خصص أوقات خلال يوم العمل للرد على الرسائل الإلكترونية». 

9-حاول الحد من المشتتات: 

يقول تايج سيمونيتش الخبير في مجال التوظيف: «حاول الحد من المشتتات حتى تتمكن من التركيز على المهام الموكلة إليك. وهذا لا يعني فقط الحد من استخدامك لوسائل التواصل الاجتماعية، ولكن أيضاً عدم إجراء محادثات لمدة 15 دقيقة في غرفة الاستراحة كنوع من التسويف».