«صحة دبي» تحدد سياسة جودة البيانات وحفظ السجلات

دبي: إيمان عبدالله آل علي
أقرت هيئة الصحة بدبي، سياسة جودة البيانات الصحية في الإمارة؛ لضمان مناسبة هذه البيانات للاستخدامات التي وُضعت من أجلها، ووضع الثقة في جميع البيانات والمعلومات الموجودة في الرعاية الصحية التي يتم جمعها، ولكي ترقى هذه البيانات التشغيلية إلى مستوى المساعدة في اتخاذ القرار الاستراتيجي في إمارة دبي لابد أن تتسم بالكفاءة والدقة، وتعزيز الاستخدام المناسب للبيانات والمعلومات لدعم خدمات الرعاية الصحية وتحسين الشفافية للمجتمع والشركاء.
وحددت الهيئة مسؤوليات جودة البيانات في الرعاية الصحية؛ حيث يتحمل الرئيس التنفيذي أو المدير الطبي لمنشأة الرعاية الصحية المسؤولية العامة لجودة البيانات وحفظ السجلات السريرية، كما تعدّ لجنة الجودة مسؤولة عن التأكيد والمراقبة، ويمكن تفويض هذه المهمة الأخيرة إلى فريق الأداء والمعلومات وجودة البيانات.
وأشارت «صحة دبي» إلى أن فريق جودة الأداء والمعلومات والبيانات عليه التأكد من 7 أمور رئيسية هي: إطار عمل مؤسسي لإدارة جودة البيانات، ويجب أن يكون حفظ السجلات السريرية موجوداً، مع الالتزام بنشر ثقافة جودة البيانات في جميع أنحاء مرفق الرعاية الصحية، والتأكد من وضع السياسات والإجراءات المناسبة لتحقيق جودة البيانات التي يسجلها ويستخدمها في إعداد التقارير، بما في ذلك نظام الرقابة الداخلية والمصادقة، ويجب أن تضع منشأة الرعاية الصحية أنظمة وعمليات آمنة لجودة البيانات كجزء من النشاط التجاري العادي.
وشددت هيئة الصحة بدبي على ضمان منشأة الرعاية الصحية تزويد موظفي المنشأة بالمعرفة، لتحقيق القدرة على أداء أدوارهم فيما يتعلق بجودة البيانات وحفظ السجلات السريرية، وأن يكون جميع موظفي مرفق الرعاية الصحية مدربين تدريباً مناسباً في جمع البيانات والإجراءات، والسجلات الطبية الإلكترونية لمنشأة الرعاية الصحية، وأهمية الجودة الجيدة لحفظ السجلات، والالتزام بسياسات وإجراءات جودة البيانات، والتحقق من صحة البيانات السريرية، كما يجب مراقبة أداء حفظ السجلات ومقاييس جودة البيانات. 
وتضمنت السياسة 3 مسؤوليات لرئيس قسم المعلومات ورئيس إدارة الأداء ومسؤوليات المعلوماتية في منشأة الرعاية الصحية هي: اتخاذ إجراءات تصحيحية لتحسين جودة البيانات عند الاقتضاء، ووضع آليات مناسبة لتقييم المخاطر في الرعاية الصحية لتحديد المكان الذي قد يتطلب إجراء تحسينات في جودة البيانات، وتصميم إطار من السياسات والإجراءات لتعزيز جودة البيانات. 
وحددت السياسة مسؤوليات المشرفين السريريين والمدير المساعد، والتي تتمثل في دمج وحفظ السجلات السريرية، ومعالجة مشكلات جودة البيانات داخل منطقتهم، وترتيب خطط عمل جودة البيانات. 
وشملت مسؤوليات الطاقم السريري، الحفاظ على جودة البيانات عند إدخال المعلومات (حسب النطاق المتفق عليه) من قبل موظفي الإدارة، والتحقق من صحة جميع البيانات السريرية؛ لضمان جودة جيدة لموضوع السجلات الإلكترونية، وضمان امتثال المنشأة للتشريعات والسياسات والإجراءات وتعليمات عمل المنشأة في هذا الإطار، وإدخال البيانات (الملاحظات السريرية، النماذج) في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة وكاملة، وتصحيح الأخطاء أو البيانات المفقودة في غضون يومين من إخطارهم، ويجب تسجيل أي خطأ في البيانات لا يستطيع الطاقم السريري تصحيحه، وإخطار مكتب خدمات تكنولوجيا المعلومات للتصحيح، ويجب أن يتحمل الطاقم السريري المسؤولية عن البيانات إذا تم إدخال معلومات عليها نيابة عنهم من قبل موظفي الإدارة في منشأة الرعاية الصحية.
وتضمنت مسؤوليات مسؤول الرعاية الصحية، الامتثال للتشريعات وسياسات وإجراءات مرفق الرعاية الصحية وتعليمات العمل، وأن يكون لديه تفويض واضح لتسجيل التفاصيل السريرية نيابة عن الطبيب، وضمان إدخال البيانات في الوقت المناسب بدقة واكتمال، ومراقبة جودة البيانات ومعالجتها، إذا كان ذلك مناسباً، وتصعيدها إذا لزم الأمر، وأن يتلقى تدريباً مناسباً على نظام السجلات الإلكترونية الطبية.
وحددت السياسة، مسؤوليات موظفي المعلوماتية الصحية في منشأة الرعاية الصحية (بما في ذلك مدير جودة البيانات)؛ حيث يجب عليهم تصميم إطار السياسات والإجراءات لتعزيز أفضل الممارسات في جودة البيانات وإدارة المعلومات، وتكوين السجلات الطبية الإلكترونية لمنشأة الرعاية الصحية لتسجيل البيانات، وتصحيح أسباب الأخطاء في السجلات الطبية الإلكترونية التي يتعذر على المستخدمين تصحيحها لأسباب فنية أو غيرها، والعمل عن كثب مع مورد نظام السجلات الإلكترونية؛ لضمان معايير جودة البيانات وحفظ السجلات في دبي، وإنتاج مجموعات البيانات بما يتماشى مع التعريفات المتفق عليها والبيانات المتوقعة ومعايير الجودة، وإصدار تقارير مراقبة وتقارير سريرية؛ لدعم جودة البيانات، والتنبيه على الأفراد ضد الوقوع في الأخطاء والمفقودين، ووضع تقارير لمقارنة نظام السجلات الطبية الإلكترونية مقابل نظام هيئة الصحة بدبي، وتصحيح الأخطاء حيثما أمكن ذلك.
وشددت السياسة على ضرورة تسجيل البيانات الديموغرافية لمتلقي الرعاية الصحية، وتشمل هذه البيانات، الاسم الأول والأوسط والأخير، رقم الهوية أو رقم تصريح الدخول أو معرفاً آخر مكافئاً مثل رقم جواز السفر للزوار والسياح، وتاريخ الولادة، والجنس، والعنوان، والجنسية، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني، والوظيفة.