لا يمكننا أن ننكر حقيقة أن جائحة فيروس «كورونا» كان لها الأثر الكبير في مجال الأعمال وفي الموظفين في جميع أنحاء العالم، كما قدّمت تحديات وعقبات جديدة في مجال العمل خلال هذه الأوقات غير المسبوقة، ولجأت أغلب الشركات إلى تبني اتجاهات جديدة مثل العمل عن بُعد من أجل الحفاظ على إنتاجية الموظفين ومشاركتهم.
وفرضت العديد من البلدان قيوداً وممارسات التباعد الاجتماعي؛ حيث أدى ذلك إلى تحول العمل من بيئة مكتبية إلى العمل عن بُعد من أجل التأقلم مع الجائحة؛ لذلك أصبحت ممارسات التواصل الجيدة ومهارات القيادية أمراً ضرورياً. وللتغلب على مجموعة التحديات الجديدة التي يطرحها العمل عن بُعد، قمنا بجمع بعض المهارات التي يجب عليك إتقانها، من أجل إدارة الموظفين عن بُعد بنجاح وبثقة:
1 - التخطيط
يعد القيام بتطوير خطة واقعية وواضحة ومفصلة أمراً بالغ الأهمية، وبصفتك مديراً، يجب عليك التأكد من أن موظفيك يعرفون أهدافك وتوقعاتك وكيفية تحقيقها. أولاً، حدد العقبات والمشاكل المحتملة ومجموعة الأدوات والموارد اللازمة للتغلب عليها. وقم بمشاركة الخطة مع موظفيك واستمع بعناية لأفكارهم وتوقعاتهم لخطة العمل.
ويجب أن تشتمل خطتك على جدول زمني للاجتماع، إضافة إلى كيفية قياس مدى إنتاجية الموظفين وساعات العمل ووسائل الوصول إلى المساعدة بكفاءة. وللحصول على أفضل النتائج، تأكد من تحديد وإنشاء العديد من قنوات الاتصال التي ستكون متاحة لفريقك خلال ساعات العمل. وقم بالتركيز على مخرجات المشروع وإنجازاته، بدلاً من التركيز على عدد ساعات العمل. وحافظ على مرونة سياستك من أجل الحفاظ على عملية عمل محدثة والتعويض عن أي تعديلات محتملة.
2 - التدريب
يحتاج أعضاء الفريق المختلفين إلى موارد وأساليب مختلفة من أجل تحسين مهاراتهم والمساعدة في تحسين أدائهم.
فعلى سبيل المثال، يمكن لصانعي المحتوى والمصممين والمطورين تنفيذ أعمالهم بسهولة عن بُعد دون الحاجة إلى التكيّف كل ما يحتاجون إليه هو أجهزة مناسبة واتصال جيد بالإنترنت.
ومن جانب آخر، قد يحتاج موظفو المبيعات وخدمة العملاء إلى التدريب على استخدام أدوات وبرامج ونظم إدارة إضافية لنقل اجتماعاتهم عبر الإنترنت. وتتضمن هذه الأدوات برامج لإجراء المكالمات وجدولة الاجتماعات مع العملاء عبر الإنترنت. ولهذا السبب، تقع على عاتقك مسؤولية تزويدهم بجميع الأدوات والبرامج اللازمة لتسهيل عملياتهم اليومية والتأكد من تدريبهم على استخدامها بشكل صحيح.
3 - التواصل
في حين كانت إيجابيات العمل عن بُعد من الواضح خلال العامين الماضيين (ضغوط وتكاليف أقل بسبب التنقل وتوازن أفضل بين العمل والحياة، وما إلى ذلك)، كانت هناك أيضاً سلبيات تتمثل في غياب التفاعل البشري الموجود عادة في المكتب وعدم سير العمليات بالشكل المعتاد. ويمكن أن تؤثر هذه التغييرات سلباً في صحة الموظفين الجسدية والنفسية مما يؤدي إلى انخفاض مستويات الإنتاجية لديهم. ومن أجل مواجهة هذه التحديات، أصبحت قنوات الاتصال عبر الإنترنت ذات أهمية بالغة. حاول فرض سياسة اتصال؛ حيث تتواصل مع موظفيك بشفافية وتواتر، تعد الرسائل الإلكترونية قناة عظيمة للتفاعلات المهنية والموثقة؛ مثل تسليم المهام، وتقديم مقترحات المشاريع، وما إلى ذلك.
يمكنك أيضاً استخدام برامج الاجتماعات عبر الفيديو للأمور العاجلة، والاجتماعات اليومية للفريق، واجتماعات التعليقات والملاحظات الشهرية، وما إلى ذلك. ستتيح هذه البرامج الفرصة لجميع الموظفين للاطلاع والتركيز على التحديثات الشاملة للشركة، ومحاكاة التواصل البشري.
4 - إدارة الوقت
يمكن أن يؤدي العمل عن بُعد إلى التشتيت وفقدان مسار الوقت، مما يؤدي إلى عمل الموظفين لساعات أطول من أجل تحقيق النتائج الضرورية، مما سيؤدي في النهاية إلى الشعور بالتوتر والإرهاق.
ولهذا السبب، يعد تطوير مهارات إدارة الوقت لأعضاء فريقك أمراً ضرورياً للحفاظ على بيئة عمل صحية ومنتجة.
قم بتشجيع أعضاء فريقك على استخدام تطبيقات وبرامج تتبع الوقت من أجل مساعدتهم على التركيز.
وإضافة إلى ذلك، بينما قد تكون الاجتماعات رائعة لإبقاء قنوات الاتصال مفتوحة داخل الفريق، إلا أنها قد تستغرق وقتاً طويلاً إن لم تكن مجدولة ومدارة بشكل سليم.
فعلى سبيل المثال، إذا قمت بتحديد اجتماع يوم الأحد في تمام الساعة الثامنة صباحاً، يتوجب على جميع الموظفين الانضمام في الوقت المحدد والالتزام بمناقشة المواضيع في جدول أعمال الاجتماع، وعدم تجاوز الوقت المحدد للحديث.
5 - إدارة المشاريع
إلى جانب تزايد نسبة العمل عن بُعد في الوقت الحاضر، هناك نمو ثوري في الأدوات والبرامج الرقمية التي تدعم بشكل كبير تجربة العمل الجديدة هذه.
وتهدف هذه الأدوات إلى تمكين الموظفين من التواصل والتعاون والعمل جنباً إلى جنب مع مديريهم وزملائهم أينما كانوا. يمكنك الاستفادة من أدوات مثل «أسانا» و«سلاك» و«جيرا» و«زووم» و«تريلو» و«جوجل شات» وغيرها، للتواصل مع فريقك، وعقد الاجتماعات، وإنشاء مواد المبيعات والتسويق، وإدارة المشاريع وجدولة مهام الفريق اليومية وتتبعها.
6 - المشاركة
يمكن أن يمنح العمل عن بُعد الموظفين شعوراً بالعزلة؛ حيث لا يدركون ما يجري في فريقهم وشركتهم. السر في إدارة الموظفين بنجاح هو إشراكهم في تطوير العمل. قم بإنشاء قناة سواء كانت محادثة جماعية على سلاك، أو مساحة على «جوجل شات» لمشاركة الأخبار ذات الصلة على مستوى الشركة، وإعلانات التوظيف، وتحديثات سياسات الشركة، وتهنئة أعياد الميلاد، وما إلى ذلك، بشكل منتظم. قم أيضاً بوضع نظام منسق لتلقي ملاحظات وتعليقات الموظفين، وطرح أفكار جديدة، والحصول على آراء الفريق حول سير العمل الحالي، وكيفية تحسين العمليات وما يمكن فعله لزيادة مشاركتهم ورضاهم.
